ربما سمعت هذه العبارة بالفعل: “الاجتماع المُعد جيدًا هو الاجتماع الذي ينتهي في الوقت المحدد”؟ تتم مناقشة اجتماع الفريق بشكل متزايد نظرًا لحقيقة أنه غالبًا ما يحدث أنه في النهاية لم يتم الإعلان عن أي أهداف محددة.
تنشأ مشكلة، ويجب معالجتها، ومن المقرر عقد اجتماع. خلال الاجتماع، يعبر المديرون التنفيذيون عن عدم رضاهم أو يقومون بتحديث جدول الأعمال. يستمع الموظفون، ويعبرون عن القليل جدًا. وبعد فترة معينة، يطلق المسؤولون التنفيذيون سراحهم، دون أهداف محددة. نتيجة ؟ لم يتم وضع خطة عمل.
ومع ذلك، تعتبر اجتماعات الفريق أساسًا أساسيًا للاتصالات التجارية. فيما يلي بعض النصائح لقيادة اجتماعات الفريق الفعالة؛
- إرسال جدول أعمال الاجتماع إلى جميع المشاركين في أسرع وقت ممكن؛
- إتاحة الوقت، قبل الاجتماع، للمشاركين للتعرف على جدول الأعمال هذا؛
- التخطيط لجدول أعمال مكون من 3 نقاط كحد أقصى واحترام الحدود الزمنية لكل نقطة؛
- خطط لأوقات يعبر فيها الموظفون عن أنفسهم بحرية؛
- إذا كان سيتم عرض بعض الرسومات، فاجعلها واضحة وبسيطة؛
- خذ الوقت الكافي لتعيين المهام للجميع مع احترام المواعيد النهائية لتعزيز الإنتاجية.
وفي كلتا الحالتين، استخدم اجتماعات الفريق باعتدال: يجب أن تكون وقتًا محفزًا.
